В ноябре наша веб-студия совместно с компанией-партнёром организовала семинар для госструктур "1С-Битрикс: Портал органа власти". Государственные организации во многом отличаются от коммерческих. Поэтому по итогам семинара нами были выделены и проанализированы некоторые важные моменты, напрямую влияющие на успех всего мероприятия.
Итак, на что следует обратить пристальное внимание:
Подготовку к семинару, а именно: составление списка потенциальных участников и создание приглашений нужно начинать как можно раньше, например, за месяц до предполагаемого события. В госструктурах существует сложная процедура регистрации всех входящих документов, поэтому процесс доставки письма нужному адресату может сильно затянуться.
Мы получили предложение участвовать в организации семинара довольно неожиданно, поэтому начали рассылку приглашений за неделю до нужной даты. Это способствовало присутствию лишь небольшого количества приглашённых. На следующий день после семинара нам продолжали поступать звонки от желающих его посетить.:)
Лучше всего писать именные приглашения с обращением к конкретному лицу или руководителю организации. Необходимо приложить все усилия, чтобы ваше послание попало в нужные руки: присвоить каждому письму регистрационный номер, поставить личную подпись и отправить по почте заказным с уведомлением. Это придаст документу нужный вес и позволит отследить его путь внутри организации.
Так как времени оставалось мало, мы отправляли приглашения по факсу. Несмотря на то, что нами было зафиксировано время отправки каждого факса и фамилия принявшего его лица, многие факсы потерялись.
В приглашении нужно писать как можно более подробную информацию о предстоящем событии: платное или бесплатное мероприятие, какая будет программа, сколько ожидается участников, кому будет полезна информация, данная на семинаре и т.д. Это делается для того, чтобы руководитель организации мог быстрее сориентироваться, какому сотруднику или отделу делегировать это приглашение.
Можно дать конкретные указания, кого именно лучше отправить на семинар - сотрудника IT-отдела, юриста, специалиста по связям с общественностью или PR-менеджера.
В нашем приглашении мы не указали, платный или бесплатный семинар, почти все участники спрашивали об этом. Кто-то мог подумать, что семинар платный и не пришёл на него.
Программа мероприятия должна быть хорошо продумана по времени: более важные доклады лучше поставить в начале, до кофе-брейка, так как некоторые участники могут не располагать достаточным количеством времени и уйти после первой части семинара.
У нас после перерыва ушло примерно 20% участников.
Важно позаботиться о получении обратной связи. Это могут быть анкеты для каждого участника с вопросами, касающимися организации и содержания семинара или личные звонки участникам по прошествии некоторого времени.
Если семинар организуется вместе с другими организациями-партнёрами, нужно быть готовыми к несовпадениям и недоработкам по многим пунктам.
Особенное внимание нужно обратить на анкеты и раздаточные материалы: они должны быть хорошо напечатаны и готовы заранее, так как эти материалы участники читают обычно до начала основной программы.
